Dokumen yang diterbitkan di Indonesia tidak selalu dapat langsung digunakan di negara lain. Dalam kondisi tertentu, dokumen perlu diterjemahkan, disahkan, atau menjalani proses legalisasi sesuai persyaratan negara dan instansi tujuan.
Prosedur yang diperlukan tidak selalu sama. Jenis dokumen, negara tujuan, lembaga penerima, serta tujuan penggunaan dapat memengaruhi tahapan yang harus dilalui. Karena itu, pemilik dokumen perlu mencari informasi sebelum memulai proses.
Apa yang Dimaksud dengan Legalisasi Dokumen?
Legalisasi merupakan proses pengesahan tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang terdapat pada dokumen. Proses ini tidak selalu menilai kebenaran seluruh isi dokumen, tetapi membantu memastikan bahwa dokumen diterbitkan atau ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Dalam beberapa kebutuhan, dokumen juga harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Terjemahan dan legalisasi merupakan dua proses berbeda. Dokumen yang sudah diterjemahkan belum tentu otomatis memenuhi seluruh persyaratan pengesahan.
Sebaliknya, dokumen yang telah dilegalisasi mungkin tetap harus diterjemahkan apabila instansi penerima menggunakan bahasa berbeda.
Kenali Instansi yang Akan Menerima Dokumen
Sebelum mengurus legalisasi, tanyakan persyaratan kepada lembaga tujuan. Misalnya, universitas, perusahaan, pengadilan, kantor imigrasi, atau kedutaan dapat mempunyai ketentuan masing-masing.
Pertanyaan yang perlu diajukan meliputi:
- Apakah dokumen asli atau salinan yang harus digunakan?
- Apakah diperlukan terjemahan tersumpah?
- Bahasa apa yang diterima?
- Apakah dokumen memerlukan Apostille atau legalisasi lain?
- Apakah hasil digital dapat diterima?
- Berapa lama masa berlaku dokumen?
- Apakah terdapat format khusus?
Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu menentukan urutan proses. Pemilik dokumen tidak perlu menjalani tahapan yang tidak diminta dan dapat mengurangi risiko pengajuan ditolak karena formatnya tidak sesuai.
Tahapan yang Perlu Dipersiapkan
Tahap pertama adalah memeriksa kondisi dokumen asli. Pastikan nama, nomor identitas, tanggal, stempel, dan tanda tangan dapat dibaca. Jika dokumen rusak atau terdapat kesalahan data, hubungi instansi penerbit sebelum melanjutkan.
Tahap berikutnya adalah menentukan apakah dokumen perlu diterjemahkan. Berikan hasil pindai yang jelas kepada penerjemah dan sampaikan negara serta tujuan penggunaannya. Informasi tersebut diperlukan karena istilah dan format dapat berbeda untuk setiap kebutuhan.
Setelah penerjemahan selesai, periksa kembali data penting. Cocokkan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, nama lembaga, dan informasi lainnya dengan dokumen asli.
Selanjutnya, jalankan proses pengesahan sesuai petunjuk instansi penerima. Untuk tujuan tertentu, prosesnya dapat melibatkan notaris, kementerian, layanan Apostille, atau perwakilan negara asing. Urutan tersebut harus dikonfirmasi karena tidak semua dokumen mengikuti jalur yang sama.
Kesalahan yang Dapat Menghambat Proses
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mengikuti prosedur lama tanpa memeriksa ketentuan terbaru. Persyaratan dapat berubah sehingga informasi dari pengalaman sebelumnya belum tentu masih berlaku.
Pemilik dokumen juga terkadang menerjemahkan semua berkas sebelum mengetahui dokumen mana yang diminta. Selain tidak efisien, tindakan tersebut dapat menambah biaya yang sebenarnya tidak diperlukan.
Kesalahan lain adalah tidak menyediakan waktu untuk revisi dan pengiriman dokumen fisik. Jika dokumen diperlukan pada tanggal tertentu, seluruh proses sebaiknya dimulai lebih awal.
Konsultasikan Sebelum Mengirim Dokumen
Bagi individu atau perusahaan yang belum memahami tahapan pengesahan, konsultasi awal dapat membantu memetakan kebutuhan. Solusi Penerjemah menyediakan jasa legalisasi dokumen serta penerjemahan untuk berbagai keperluan resmi.
Sampaikan jenis dokumen, negara tujuan, lembaga penerima, dan tenggat penggunaan ketika berkonsultasi. Dengan informasi yang lengkap, proses penerjemahan dan legalisasi dapat direncanakan secara lebih tepat, efisien, dan sesuai kebutuhan administrasi.